Calculez votre fond de caisse et sachez où chercher en cas d'écart

Samedi, 10 heures : un billet de 50 euros pour un foulard à 12, et pas de quoi rendre 38 euros. Le soir, les espèces comptées ne correspondent pas à ce qu'annonce la caisse. Ces deux scènes tiennent au fond de caisse, la monnaie placée en caisse avant le premier client. Bien calculé et compté chaque soir de la même façon, il rend la première rare et vous aide à expliquer la seconde.

Aucun montant ne vaut pour toutes les boutiques : vous repartez avec une méthode pour calculer le vôtre et une fiche de comptage à imprimer. Vous saurez aussi quoi vérifier en cas d'écart, et ce que dit la loi.

En résumé#

• Retirez le fond du comptage du soir pour trouver votre recette. La recette en espèces, c'est le total compté moins le fond du matin.
• Dès demain, comptez votre fond par coupure et notez l'heure de chaque manque. Une semaine de relevés donne votre propre montant, qu'aucun texte ne fixe.
• Composez le fond en petites coupures. Les billets de 5 et 10 euros et les pièces servent à rendre la monnaie, les billets de 50 presque jamais.
• Comptez par coupure, matin et soir, sur la même fiche. Le même geste donne la recette et révèle l'écart.
• Face à un écart, cherchez la cause avant de corriger. Recomptez, vérifiez les sorties et la clôture du logiciel, notez l'écart, et ne modifiez jamais une vente.

Le fond de caisse, à quoi il sert#

Le fond de caisse est la somme en espèces placée en caisse à l'ouverture pour rendre la monnaie aux premiers clients. Il appartient à l'entreprise et reste en dehors du chiffre d'affaires : c'est une avance de trésorerie. Le soir, vous le retirez du total compté pour obtenir la recette en espèces du jour.

Vous ouvrez avec 150 euros et comptez 170 euros le soir : votre recette en espèces est de 20 euros. Confondre fond et recette conduit à noter 170 euros de ventes, ou à tout déposer le soir et ouvrir le lendemain sans monnaie.

Calculez le montant de votre fond de caisse#

Il n'existe ni montant réglementaire ni montant idéal : le bon fond se calcule sur votre caisse. Pendant une semaine, relevez de combien chaque coupure baisse entre le matin et le soir. Gardez la journée la plus chargée, ajoutez une marge, puis arrondissez par coupure.

Les fourchettes par métier vues en ligne ne reposent sur aucune règle. La méthode ci-dessous est un repère pratique, pas une règle.

1. Dès demain, ouvrez avec le fond que vous avez aujourd'hui, en ajoutant des petites coupures.
2. Pendant une semaine ordinaire, hors soldes et fêtes, notez chaque soir de combien chaque coupure a baissé depuis le matin.
3. Si une coupure manque en cours de journée, notez l'heure : le comptage du soir ne montre pas ce creux.
4. Pour chaque coupure, gardez la journée la plus gourmande, souvent le samedi ou le jour de marché.
5. Ajoutez une marge que vous fixez vous-même, puis arrondissez à des quantités faciles à compter.
6. Additionnez pour obtenir votre fond, et revoyez-le après un mois ou dès qu'une coupure manque.

Une boutique de cadeaux, dont le samedi est la journée la plus chargée :

La marge, choisie pour l'exemple, ajoute la moitié de la baisse, puis chaque montant s'arrondit vers le haut, à un nombre de billets ou de pièces facile à compter (9 billets de 10 deviennent 10). Ces 280 euros ne valent que pour cette boutique. Pour transposer, refaites le même tableau avec vos relevés d'une semaine, coupure par coupure. Selon votre métier, la part de billets et de pièces change : vos relevés la montreront.

Le soir, la caisse contient les billets que vos clients ont donnés ; le matin, pas encore : gardez de quoi tenir la matinée. Le samedi sert de référence ; calculez à part les jours nettement plus calmes. La part de la carte joue aussi : plus elle pèse dans vos encaissements au comptoir, plus le fond peut rester léger.

Composez votre fond avec la bonne monnaie#

Trois cents euros en billets de 20 ne rendent pas la monnaie sur un article à 3,50 euros. Répartissez votre fond surtout en billets de 5 et 10 euros et en pièces, ceux que vous rendez le plus, sans billets de 50.

Constituez votre fond la première fois

1. Fixez le montant avec la méthode ci-dessus, ou estimez-le si vous ouvrez la boutique.
2. Retirez la somme sur le compte bancaire de la boutique.
3. Demandez à votre banque les coupures voulues, en rouleaux ou en vrac, et renseignez-vous sur ses conditions.
4. Comptez-les par coupure dès réception.
5. Notez le fond d'ouverture sur la fiche du jour.

Faire la caisse : comptez votre fond à l'ouverture et à la fermeture#

Faire la caisse dans un magasin, c'est répondre à deux questions : combien d'espèces avez-vous, et combien devriez-vous en avoir ? Le comptage va vite s'il suit toujours le même ordre.

1. Le matin, comptez le fond par coupure avant le premier client et notez le total.
2. Dans la journée, notez chaque sortie d'espèces hors vente, avec son justificatif : carnet de timbres, course payée avec la caisse. Un remboursement en espèces saisi en caisse figure sur la clôture, déduit des ventes ou à part : ne le retirez qu'une fois.
3. Le soir, juste après la dernière vente, comptez coupure par coupure, billets d'abord, et reportez quantités et totaux sur la fiche. Un écart s'explique mieux à chaud.
4. Retirez le fond d'ouverture du total compté : vous obtenez la recette en espèces.
5. Comparez-la aux ventes en espèces enregistrées par la caisse, moins les sorties hors vente et les remboursements en espèces qui figurent à part (ligne D de la fiche). La différence est votre écart.
6. Mettez de côté le fond du lendemain dans les bonnes coupures, et déposez le reste à la banque.

Comptez à deux quand c'est possible. La première semaine, faites compter le fond d'ouverture au vendeur, devant vous : c'est le meilleur moment pour fixer le geste. Si vous êtes seul en caisse, recomptez après une courte pause, ou dans l'ordre inverse des coupures.

Fiche de comptage de caisse à imprimer

Imprimez-la depuis un ordinateur, ou recopiez la grille, des coupures jusqu'à la signature, dans un cahier posé près de la caisse. Datée et signée chaque soir, elle devient un historique à relire le jour d'un écart.

Écart de caisse : trouvez la cause avant de corriger#

Un écart de caisse est la différence entre les espèces comptées et celles qui devraient s'y trouver d'après vos ventes. Il peut venir d'une erreur de saisie, d'une erreur de rendu, d'une sortie non notée, et parfois d'une disparition d'espèces. Trois repères de métier aident à le lire :

• Comptez avant de regarder le total de la clôture : connaître le chiffre attendu pousse à recompter jusqu'à tomber dessus.
• Un écart égal à une coupure (5, 10 ou 20 euros) évoque une erreur de rendu ; quelques centimes, une erreur de pièces.
• Un excédent n'a rien d'une bonne nouvelle. Il peut signaler une vente non enregistrée, ou un client à qui l'on a trop peu rendu.

Suivez ensuite cet ordre, et arrêtez-vous dès que l'écart s'explique.

1. Recomptez par coupure, si possible avec une autre personne. Si l'écart disparaît, c'était une erreur de comptage.
2. Vérifiez le fond du matin : mal compté, il fausse tout le comptage du soir.
3. Cherchez les sorties hors vente non notées (achat de dépannage, monnaie prêtée à la boutique voisine) et les remboursements rendus hors caisse.
4. Comparez avec la clôture du logiciel, moyen de paiement par moyen de paiement. Une vente payée par carte mais saisie en espèces crée un manque en espèces et un surplus égal côté carte.
5. Toujours inexpliqué ? Notez l'écart (montant, date, personne en caisse, piste envisagée) et transmettez-le à votre comptable avec la fiche. Ne modifiez jamais une vente, et ne comblez pas l'écart de votre poche sans l'écrire.

En comptabilité, les espèces passent par le compte 53 « Caisse ». Son solde est « toujours débiteur ou nul », selon la fiche du plan comptable de Pennylane : une caisse ne peut pas être négative. L'usage courant inscrit un manque de caisse comme une charge, au compte 658, et un excédent comme un produit, au compte 758. Faites valider ce choix par votre expert-comptable, avec vos clôtures et votre journal de caisse sous les yeux.

Un écart isolé arrive. Un écart qui revient, même petit, signale un problème de méthode : fond compté à la hâte, sorties oubliées, trop de mains dans la caisse.

Ce que la loi impose, et ce qu'elle n'impose pas#

L'article L112-5 du code monétaire et financier dispose : « En cas de paiement en billets et pièces, il appartient au débiteur de faire l'appoint. » C'est donc à l'acheteur de donner la somme exacte.

Vous ne pouvez pas pour autant refuser les espèces par principe. L'article R642-3 du code pénal punit le refus de la monnaie ayant cours légal, c'est-à-dire les billets et pièces en euros. Le commerçant risque l'amende des contraventions de 2e classe : 150 euros, selon Service-Public.

Vous pouvez en revanche refuser un paiement en espèces si vous n'avez pas de quoi rendre la monnaie. Service-Public l'indique, tout comme la Banque de France, interrogée par l'Institut national de la consommation. Vous pouvez aussi refuser un paiement de plus de 50 pièces. Cette limite vient de l'article 11 du règlement européen (CE) n° 974/98, et Service-Public la rappelle.

Lus ensemble, ces textes n'imposent ni d'avoir un fond, ni d'en fixer le montant. Le fond est un choix de service, qui vous évite de renvoyer un client venu payer avec un gros billet.

Si vous êtes soumis à la TVA et utilisez un logiciel de caisse, celui-ci doit prévoir une clôture journalière. C'est ce qu'indique le bulletin officiel des finances publiques. Les données qu'il enregistre doivent être inaltérables, et c'est le logiciel qui les conserve. Ce texte n'oblige pas à s'équiper d'un logiciel et ne vise pas les entreprises en franchise en base, qui ne facturent pas la TVA.

Comptez vos espèces au moment de la clôture : elle dit ce qui devrait être en caisse, votre fiche dit ce qui s'y trouve. Si vous envisagez de vous équiper, notre guide de la caisse enregistreuse tactile compare la tablette et le poste fixe.

Le fond dans un logiciel de caisse#

Une fiche papier et un comptage rigoureux suffisent pour tenir un fond juste. Sliderz gère l'ouverture, le contrôle et la clôture du fond, avec des écarts tracés. À la fermeture, vous comptez vos espèces, puis validez l'écart avec la caisse théorique calculée par le logiciel, c'est-à-dire les espèces attendues d'après vos ventes. Le Z, le ticket de clôture du jour, s'imprime, et le journal du jour est généré automatiquement.

À la clôture, votre journée devient une écriture comptable, répartie par taux de TVA, prête pour la déclaration et pour votre comptable. Le déroulé, du Z jusqu'à l'export comptable, figure sur la page consacrée au travail administratif.