Vous pensez à changer de logiciel de caisse depuis des mois, et chaque clôture du soir vous le rappelle. Pourtant vous repoussez, parce que l'ancien outil contient tout : catalogue, stock, fiches clients, points de fidélité, années de ventes. Vous saurez ici ce que vous emportez, ce que vous gardez de l'ancienne caisse et dans quel ordre basculer, boutique ouverte.
Ce guide vient d'un éditeur de caisse. Il vous servira même si vous restez chez votre éditeur actuel : il dit ce que vous devez exiger de tout éditeur, nous compris.
En résumé#
- Emportez ce qui fait tourner la boutique. Articles, stock, clients et points de fidélité servent dès le premier jour ; vos ventes passées suivent si l'éditeur les importe.
- Obtenez les archives de l'ancienne caisse avant de résilier. Selon le bulletin officiel des finances publiques (BOFiP), elles doivent rester lisibles par l'administration après un changement de logiciel.
- Conservez ces archives dix ans, et faites valider ce choix par votre expert-comptable. Le BOFiP indique six ans. La loi du 25 juin 2026 porte à dix ans le délai auquel il renvoie, quand ce délai expire après le 1er janvier 2027.
- Changez en cours d'année si cela vous arrange. Choisissez une période calme, où l'équipe a le temps d'apprendre.
- Laissez votre contrat actuel fixer le calendrier. La résiliation suit ses clauses : relisez l'échéance, le préavis et le sort du matériel loué avant de signer ailleurs.
Ce que vous emportez en changeant de logiciel de caisse#
En changeant de caisse, vous emportez vos données vivantes : articles, stock, fiches clients et points de fidélité. Vos ventes passées suivent si le nouvel éditeur les importe. Les données de preuve restent à part : journaux, clôtures, compteurs et fichier d'archives de l'ancienne caisse. Vous les récupérez et les conservez telles quelles, lisibles pendant des années.
Les données de preuve ne se retouchent pas : leur valeur tient au fait que personne ne les a modifiées.
| Donnée | Nature et action | Pourquoi |
|---|---|---|
| Catalogue d'articles, références, prix | vivante, à importer après nettoyage | sans lui, aucun encaissement le premier jour |
| Stock par article et déclinaison | vivante, à importer puis à contrôler par sondage | un stock faux fausse vos commandes |
| Fiches clients | vivante, à importer | vos relances en dépendent |
| Soldes de points de fidélité | vivante, à importer puis à vérifier sur trois clients | une cliente qui perd ses points le remarque |
| Ventes passées | vivante, à importer si l'éditeur le propose | elles servent à comparer les années |
| Journaux, clôtures, totaux de contrôle, compteurs | preuve, à garder tels quels | le BOFiP demande d'archiver les compteurs et de conserver les totaux de clôture |
| Fichier d'archives et sa notice | preuve, à obtenir avant de résilier | l'administration doit pouvoir le lire en contrôle |
Ce qui fait tourner la boutique s'importe, ce qui sert de preuve se garde tel quel.
Voyez la reprise de l'ancien système en démonstration
L'équipe Sliderz vous accompagne sur la reprise de vos données et la mise en service de votre caisse.
Demander une démoRécupérez vos archives avant de résilier#
Avant de résilier, obtenez de l'ancien éditeur le fichier d'archives et sa notice, les derniers compteurs et totaux de clôture, et l'export de vos données.
La liste à obtenir avant de résilier
Imprimez cette grille, ou envoyez-la à votre expert-comptable. Réclamez chaque ligne non cochée avant la fin du contrat.
| À obtenir de l'ancien éditeur | À vérifier vous-même | Fait |
|---|---|---|
| Fichier d'archives complet | il s'ouvre sur un autre appareil, sans l'ancien logiciel | |
| Notice explicative en français | elle décrit le contenu des fichiers | |
| Derniers compteurs et totaux de clôture | ils figurent dans l'archive ou dans un écrit de l'éditeur | |
| Export des articles et du stock | prix, déclinaisons et quantités sont présents | |
| Export des clients et des points | trois fiches de clients fidèles sont justes | |
| Export des ventes passées | la période et le détail correspondent à votre demande | |
| Date de fin d'accès à l'ancien logiciel | elle est écrite, après votre première clôture sur le nouveau |
Ouvrez et copiez tout avant la coupure du contrat. Gardez la trace écrite de chaque demande, avec sa date : elle montre ce que vous avez réclamé, et quand.
Les règles derrière cette liste
Si votre entreprise est soumise à la TVA et enregistre avec un logiciel de caisse les paiements de clients particuliers, ce logiciel doit être sécurisé. Selon impots.gouv.fr, cette obligation court depuis le 1er janvier 2018. Le bulletin officiel des finances publiques (BOFiP) en exclut les entreprises en franchise en base, qui ne facturent pas la TVA.
Le BOFiP prévoit aussi le changement de logiciel. En cas de contrôle, l'administration doit pouvoir lire les archives aisément, « y compris lorsque l'entreprise a changé de logiciel ou de système de caisse ». Elles doivent être enregistrées « dans un format ouvert », lisible par d'autres logiciels que l'ancien, avec une notice explicative en français.
Les compteurs sont des totaux cumulés que la caisse fait progresser au fil des opérations. Ils repartent à zéro avec un nouveau logiciel, pas avec une nouvelle version. Ceux de l'ancien logiciel « doivent être archivés et sécurisés ». Les totaux de contrôle, c'est-à-dire les totaux calculés à chaque clôture, doivent aussi être conservés.
Enfin, avant de sortir d'anciennes données du logiciel (ce que le BOFiP appelle une purge), celui-ci doit produire un fichier d'archive complet, sur support externe ou stockage distant.
Six ans ou dix ans : le délai de conservation
Conservez vos archives de caisse dix ans, sur deux supports indépendants de l'ancien éditeur, par exemple un disque externe et un stockage en ligne. Dites à votre expert-comptable où elles se trouvent, et faites-lui valider ce délai.
Le choix des dix ans tient à deux textes qui ne disent pas encore la même chose. Le BOFiP indique que les utilisateurs ont « l'obligation de conserver les données archivées pendant six ans ». Pour ce délai, il renvoie à l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales.
Or l'article 36 de la loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 remplace « six » par « dix » dans l'article L. 102 B. Le changement s'applique « aux documents et aux pièces dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027 ». Au 5 novembre 2026, la version en ligne du BOFiP, celle du 25 mars 2026, indique toujours six ans.
L'article 36 ne parle pas des caisses : leur passage à dix ans se déduit du renvoi du BOFiP à l'article L. 102 B. Pour savoir si une archive ancienne relève des dix ans, demandez à votre expert-comptable la date où son délai expire.
Choisissez le moment de changer de logiciel de caisse#
Aucun texte officiel cité dans ce guide ne fixe de date pour changer de caisse. Vous pouvez basculer en cours d'année, sans attendre janvier.
Quatre repères pour choisir le bon moment :
- Évitez vos semaines les plus chargées : personne n'y a le temps d'apprendre un nouvel écran.
- Préférez une période où toute l'équipe est présente, pour la former en une fois.
- Si vous venez de faire l'inventaire, profitez-en : l'import partira d'un stock juste.
- Si vous changez aussi de matériel, prévoyez le temps de choisir une caisse tactile ou un poste fixe avant de fixer la date.
Prenons une fleuriste : basculer la veille de la Saint-Valentin serait le pire choix. Une semaine ordinaire lui laisse le temps d'apprendre.
Relisez votre contrat actuel avant de résilier ou de signer ailleurs
Votre contrat actuel peut décider de la date à votre place. La résiliation suit ses clauses : aucun texte cité ici ne fixe de règle chiffrée. Repérez donc l'échéance, la durée du préavis et le sort du matériel loué.
Si le contrat ne prévoit rien pour la restitution de vos données, demandez par écrit jusqu'à quand vous garderez l'accès à vos archives.
Si l'échéance tombe mal, vous pouvez payer deux abonnements quelques semaines : l'ancien système reste consultable pendant que le nouveau tourne. C'est un choix de prudence, qui a un coût.
Basculez en sept étapes, boutique ouverte#
Pour changer de caisse sans fermer un seul jour, préparez tout avant la bascule : archives, nettoyage, import contrôlé, formation. Basculez ensuite un jour calme.
- Récupérez exports et archives : fichier d'archives et sa notice, compteurs, exports des articles, des clients et des ventes.
- Nettoyez le catalogue avant l'import : références mortes, doublons, prix à jour.
- Importez, puis contrôlez par sondage dix articles (prix, déclinaisons, quantités) et trois clients fidèles (coordonnées, points).
- Formez l'équipe sur des cas réels : une vente, un retour, une remise, une clôture.
- Basculez un jour calme, jamais votre journée la plus chargée.
- Le soir même, faites votre première clôture sur le nouvel outil et comparez-la à votre comptage de caisse.
- Gardez l'ancien système jusqu'à cette première clôture, revérifiez vos archives, puis laissez le contrat s'éteindre.
Dans une boutique de chaussures, une seule pointure manquante parmi les dix articles contrôlés doit vous alerter : vérifiez alors tous les modèles de la même famille avant d'ouvrir.
Posez ces questions avant de signer#
Posez au nouvel éditeur ces cinq questions avant de signer, et demandez les réponses par écrit. Elles valent pour tout éditeur.
- Quelles données reprenez-vous : articles, stock, clients, points de fidélité, ventes passées ? Avec quel détail pour les ventes ?
- Qui fait l'import : vous, moi, ou les deux ? Puis-je importer moi-même un fichier Excel ou CSV ?
- Que se passe-t-il si internet tombe le jour de la bascule ?
- Quelle est la durée d'engagement, et que devient le matériel à la fin du contrat ?
- Si je pars un jour, sous quel format me rendez-vous mes données et mes archives, avec quelle notice ?
La reprise de votre ancien système dans votre nouvelle caisse#
Si vous envisagez Sliderz, la reprise de l'ancien système importe vos articles, stocks, clients, ventes et points de fidélité depuis votre ancienne solution. L'import Excel ou CSV est paramétrable, avec une correspondance de colonnes configurable pour vos fichiers existants. L'équipe Sliderz vous accompagne sur la reprise de vos données et la mise en service de votre caisse.
La tablette se met en service en scannant un QR code généré dans les paramètres. Si le réseau coupe le jour de la bascule, elle continue d'enregistrer les ventes sans connexion et se synchronise au retour du réseau. Voyez comment la caisse continue d'encaisser sans connexion.
Le contrat Sliderz est de 12 mois, comme l'indique la page tarifs : lisez-le avec la même attention que celui que vous quittez. Un autre éditeur fera aussi l'affaire si ses réponses aux questions ci-dessus sont nettes. Pour voir comment se passe la reprise, demandez une démo.
